合同法律风险防范全程指引之二（合同签署时的审核）/居松南

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国家档案局


国有企业文件材料归档办法



（2004年1月20日发布施行）


第一章 总 则



第一条 为规范国有及国有控股企业（以下简称企业）文件材料的归档工作，完整、系统保存企业档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，制定本办法。

第二条 归档的企业文件材料是指企业自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。

第三条 企业应建立文件材料归档制度，明确企业文件材料的归档范围、时间、要求，保证归档文件材料齐全、完整、准确、系统。

第四条 企业文件材料归档工作应纳入企业各项工作计划，纳入企业领导工作议程，纳入有关人员岗位责任制。

第五条 企业各部门专（兼）职档案人员负责所形成的文件材料的收集、整理，并按要求向档案部门归档。

第六条 企业档案部门负责本企业及所属单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。

企业应建立文件材料归档责任追究制度。不按要求归档的应由有关单位追究当事人或部门的责任。


第二章 归档范围

第七条 企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围（见附件《国有企业文件材料归档范围》）。

第八条 归档文件材料的来源：

（一）本企业内部形成的文件材料；

（二）本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料；

（三）本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；

（四）本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；

（五）本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；

（六）本企业执行、办理的外来文件材料。

月 第九条 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。


第三章 归档时间

第十条 管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

第十一条 工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

第十二条 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

第十三条 企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

第十四条 会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

第十五条 电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

第十六条 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

第十七条 下列文件材料应随时归档：

（一）变更、修改、补充的文件材料；

（二）企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

（三）企业产权变动过程中形成的文件材料；

（四）其他临时活动中形成的文件材料。


第四章 归档要求

第十八条 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

第十九条 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

文件材料归档后不得更改。

第二十条 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

第二十一条 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

第二十二条 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

第二十三条 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

第二十四条 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。

有合同、协议规定的，按其要求执行。

第二十五条 各部门的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。

档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。

第二十六条 交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。



附件：国有企业文件材料归档范围

一、党群工作形成的文件材料

（一）党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。

（二）党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件。

（三）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。

（四）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。

（五）专业学会、协会工作，群众团体活动。

二、行政管理工作形成的文件材料

（一）企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程。

（二）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层，下同）构成及变更，企业内部机构及变更。

（三）企业领导班子活动。

（四）综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。

（五）法律事务，纪检监察，公证工作。

（六）审计工作。

（七）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。

（八）职工教育与培训工作。

（九）医疗卫生工作。

（十）后勤福利，住房管理。

（十一）公安保卫，综合治理，防范自然灾害。

（十二）外事工作。

三、经营管理工作形成的文件材料

（一）企业改革，经营战略决策。

（二）计划管理，责任制管理，各种统计报表，企业综合性统计分析。

（三）资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资、股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资。

（四）属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理。

（五）企业信用管理，形象宣传。

（六）商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。

（七）财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。

（八）物资采购、保存、供应和流通。

（九）经营业务管理，服务质量管理。

（十）境外项目管理。

（十一）招投标项目管理。

四、生产技术管理工作形成的文件材料

（一）生产准备、生产组织、调度工作。

（二）质量管理，质量检测和质量控制工作。

（三）能源管理。

（四）企业管理现代化和信息化建设，科技管理。

（五）生产安全，消防工作，交通管理。

（六）环境保护、检测与控制。

（七）计量工作。

（八）标准化工作。

（九）档案、图书、情报工作。

五、产品生产或业务开发工作形成的文件材料

A 工业企业

（一）产品的市场调研、立项论证、设计。

（二）产品的工艺、工装、试制、加工制造。

（三）产品的检验、包装。

（四）产品的销售与售后服务。

（五）产品鉴定、评优。

（六）产品质量事故分析及处理。

B 非工业企业

（一）业务项目的研发与形成。

（二）业务项目的经营。

（三）业务项目的保障与监督。

六、科学技术研究工作形成的文件材料

（一）、科研项目的调研、申报立项。

（二）、科研项目的研究、试验。

（三）、科研项目的总结、鉴定。

（四）、科研项目的报奖、推广应用。

七、基本建设和技术改造工作形成的文件材料

（一）基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位项目管理工作。

（二）基建项目和技术改造项目的设计。

（三）基建项目和技术改造项目的施工。

（四）基建项目和技术改造项目的监理。

（五）基建项目和技术改造项目的竣工和验收。

（六）基建项目和技术改造项目的评奖、创优。

（七）基建项目的使用、维修、改建、扩建。

（八）事故分析和处理。

八、设备仪器管理形成的文件材料

（一）购置设备、仪器的立项审批，购置合同。

（二）设备、仪器的开箱验收或接收。

（三）设备、仪器的安装调试。

（四）设备、仪器的使用、维护和改造、报废。

（五）事故分析和处理。

九、会计工作形成的文件材料

（一）会计凭证。

（二）会计账簿。

（三）财务报告及报表。

（四）其他文件材料。

十、职工个人管理形成的文件材料

（一）职工（包括离退休职工、死亡职工）的履历材料。

（二）职工的鉴定、考核。

（三）职工的专业技术职务评聘。

（四）职工的奖励与处分。

（五）职工的工资、保险、福利待遇等。

（六）职工的培训与岗位技能评定等。

（七）其他记载个人重要社会活动的文件材料。

十一、其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料。


社会的缰绳
——评《通过法律的社会控制》

蔡艺生


人类社会发展的历史证明，为了维持社会的正常秩序，必须使人类活动按一定的社会的行为规范进行，通过某种社会力量使人们遵从社会规范，维持社会秩序的过程，就是社会控制(Social Control）。社会控制有多种类型，法律是其中的一种，习惯、道德、伦理、宗教等都是社会控制的形式。“在某种意义上来讲，法是一种在发达社会中被高度的专门研究过的社会控制──在这样的社会里对权力理性的和有序的运用的一种社会控制。” 布莱克曾把法与其他社会控制之间的关系概括为一个公式：法的变化与其他社会控制成反比。
在中国传统社会中，国家的控制相对比较弱小，公共权力往往并不深入广大的乡村地区，乡村多依赖宗教和士绅，借助礼教和调解制度已足以维系秩序。整体社会秩序由“国法”和“宗法”这“二元”共同维持，两者相互承认，相互支持，构成了中国古代社会控制的一道独特的风景线。
改革开放以来，随着依法治国，建设社会主义法制的战略决策的确定，我国法制建设有了长足的进步，“无法可依”的时代已告结束，以宪法为核心的社会主义法律制度体系正在形成。但毋庸讳言，我国由传统的人治国家向法治国家迈进的过程中，社会生活并未如这些既定的规则和秩序有条不紊的进行下去，甚至出现了“法律过剩”的现象。如果以牺牲传统来换取快速“现代化”，其实质是在摧毁文化。在摧毁自身传统的同时，法律又不能使本土接受异质土壤所生长出来的其它文化，其后果是可怕的。这就不能不让我们进行一个理性的反思。在此条件下，庞德先生所著的《通过法律的社会控制》或许对我们有些助益。
庞德先生是美国社会学法学的创始人和主要代表人物，20世纪西方法学界的权威人物之一。他的《通过法律的社会控制》一书，是美国社会从自由资本主义时期过渡到垄断资本主义以后，垄断资产阶级在经济、政治和社会等方面的新发展、新变化在法律思想和法律价值观方面的必然要求的较为集中的体现。他的许多观点对我国的现代法制有着或多或少的启示与助益。庞德先生的《通过法律的社会控制》主要有如下特点：
一、与时俱进、深具意义
从19世纪末开始，西方主要资本主义社会由自由资本主义社会进入垄断资本主义阶段。“法律社会化”成为时代的潮流。法律社会化充分反映出社会价值观念的重大转变，即从强调自由到限制自由、突出个性和个人权利到限制个人人权和重视社会躲闪的转变。如果法学的对象依然与现实生活脱节，局限于现有法律制度的要素和结构分析，只是像分析法学家那样机械地注释成文法和判例法，一味地认为法仅以国家武力作为制裁，不为国家运用法律手段解决社会问题提供指南或提出意见，就不能适应社会和法律实践的需要。此时，美国的法学领域也迫切需要一种新的理论来更好地为垄断资本服务。庞德以“革新”传统法律和法学理论以适应美国社会的变化为目标，创立了社会学法学派，写出了以《通过法律的社会控制》为代表的一系列著作。适应了社会和法律实践的需要，也奠定了其美国法理学权威的地位，以此为核心构成了其社会学法学理论体系，极大地推动了西方法社会学的发展。
二、结构完整，体系新颖
本书共分为四章，从第一章的“文明和社会控制”入手，论述了文明、社会控制和法律三者之间的关系，强调随着文明的发展，法律已成为社会控制的主要手段。第2章强调了“什么是法律”，认为历史上三个完全不同的东西都曾使用法律的名称，给人们讨论“什么是法律”这个问题告成了很多混乱，于是力图用“社会控制”的观念加以统一，并分析了有效法律行动的局限性，得出“如果法律在今天是社会控制的主要手段，它就需要宗教、道德和教育的支持”的结论。第3章“法律的任务”，论证法律的目的是正义，它能在最少阻碍和浪费的条件下尽可能多地满足人们的利益，并把利益区分为“个人利益”、“公共利益”和“社会利益”三类。第4章“价值问题”，提出了法律价值的理论，强调价值问题虽是一个困难问题，但它是法律科学所不能回避的，并对当代的三种法律价值论进行分析评判，提出“真正合理的价值评价方法。”
三、兼收并蓄，富于创新
庞德法理学的思想来源非常广泛，除了霍姆斯的实用主义法学，威廉·詹姆斯的实用主义哲学，沃德、罗斯的社会力量和社会控制学说之外，还大量汲取了欧陆19-20世纪社会科学的理论营养，如埃利希的“活法”说等理论，但对庞德法理学体系构建最关键的要属新功利主义法学家耶林的“利益说”和新黑格尔主义法学家柯勒的法与文明的理论。当然，作者并非盲目吸收，而是取其精华富于创新，如：针对霍姆斯提出的法的“坏人的预测”角度，庞德认为法的出发点同样可以是好人的利益要求； 针对霍姆斯把强力作为法的价值尺度，庞德认为强力必须从属于正义、安全、均衡。总之，本书充分体现了作者的作为一位法学大家应有的风度和魅力。
四、论证周到、思维严密
在《通过法律的社会控制》一书中，庞德首先论述了法律、文明和社会控制三者之间的关系。社会控制化是庞德法律思想的核心内容 ，与一般控制论(通过信息的社会控制)不同，庞德是从社会学的角度提出问题的，即人类社会发展的历史证明，为了维持社会的正常秩序，必须使人类活动按一定的社会的行为规范进行，通过某种社会力量使人们遵从社会规范，维持社会秩序的过程，就是社会控制。他认为：“社会控制世俗化了”，所有其他社会控制的手段就被视为只能行使从属于法律并在法律确定范围内的纪律性权力。发达的经济秩序要求社会控制必须具有确定性、一致性和稳定性，其他社会规范如道德、宗教等因其易变性和冲突性都不能适应这一需要。他主张把法律作为社会控制的主要工具，通过法律实现社会控制 。但是，庞德在肯定法律是社会控制的主要手段的同时，并不否定其他社会控制手段的作用，而是强调几种手段应相互配合共同起作用。用他的话说就是：“在我们生活的地上世界里，如果法律在今天是社会控制的主要手段，那末它需要宗教、道德和教育的支持；而如果它不能再得到有组织的宗教和家族的支持的话，那末它就更加需要这些方面的支持了。
五、科学定义，翔实说明
对于什么是法律，庞德吸收了各派的某些合理成分，并力图在社会控制论的基础上将它们统一起来，他强调用社会控制的观念来统一法律概念。庞德设想一种制度，它是“照一批在司法和行政过程中使用的权威性法令来实施的高度专门形式的社会控制。”这种制度包括了前面所说的法律秩序、权威性资料、司法和行政过程三个部分。他认为法律包括各种法令、技术和理想，包括发展和适用法令的技术、法律工作者的业务艺术。而法令又是由各种规则、原则、说明概念的法令和规定标准的法令所组成的。他认为法律与其说是一种权力不如说是一种对权力的限制。庞德把法律定义为一种社会控制的制度或工具，这一思想本身确有新颖之处，使西方法学界对于法律概念的研究前进了一步。
六、精于理论、服务实践。
庞德认为法律的任务在于以最少的浪费来调整各种利益的冲突，保障和实现社会利益。法律是利益保障的主要机制，正如他所说：“我们主要是通过把我们所称遥法律权利赋予各种利益的人来保障这些利益的。”而利益在法律上的保障体现为法律权利。他认为经由政治组织社会所进行的社会控制的一个得要的特点，即谋求在理性的基础上并以人们所设想的正义目标而实现社会控制。”法律作为社会控制最有效的工具，其任务就在于使人的合作本能与利己本能之间保持均衡，即不能偏向于合作本能而疏于保障个人利益，又不能放纵利己本能而使社会秩序、安全和正义遭到破坏。而通过法律保护一定的利益，这是一种在法学史上颇有深度的思想。对于法律价值，庞德列举了法学史上出现过的种种价值理论，如神学的、理性的、历史的、自由的、以经济学为基础的、从阶级斗争理论中推论出来价值尺度。他宣称：“对各种利益的承认或拒绝承认以及划定那些得到承认的利益的界限，最终都是按照一个确定的价值尺度进行的。” 作为一名学识渊博且注重实效的法学家，庞德深知社会矛盾尖锐复杂的美国社会，在其对法律价值和法律任务等进行了科学的阐述并被广泛认可后，他的思想在美国立法和司法实践中得了广泛的应用。美国人认为，庞德属于这样一批学者的行列，这批学者以他们的学说，洞察力和出于理性的勇敢言行改变了美国的种种制度。 当然，白璧微瑕，作为一个资本主义20世纪的法学家，作为相关领域的少有著作，受种种条件尤其是当时历史条件和其自身立场的限制，本书也不可避免的存在着一些缺点：
一、 宗教的控制作用极其有限
庞德认为社会控制有组织的宗教和家族的支持。但是他在文中又认为发达的经济秩序要求社会控制必须具有确定性、一致性和稳定性，其他社会规范如道德、宗教等因其易变性和冲突性都不能适应这一需要。这似乎存在着矛盾。对于我国而言，社会控制主要是法律和道德，至于家族和宗教是微不足道也是应该否定的。
二、 利益出发点的阶级性
法学也是具有阶级性的，庞德生于法官家庭，长期从事司法事业，属于美国的资产阶级，他的理论不可避免的是从资产阶级的利益出发是维护本阶级利益的。因此他的理论不可避免的存在着不合理的地方。我们要批判的吸收，取其精华而去其糟粕。
尽管如此，《通过法律的社会控制》仍是美国社会学法学的重要著作，它丰富和发展了西方社会学法学的理论，而且影响了整整一代美国法学家。该书用社会学的方法研究法律，强调法律在社会控制中的作用，重视研究法律的实际效果，具有一定的合理性与科学性。它生动而鲜明地阐明了“法律是什么”和“法为什么”这两个法的最基本的问题，同庞德的其他著述一起，在西方世界产生了广泛深远的影响，从20世纪30年代以来，几乎成了美国法庭的官方学说。应该说，《通过法律的社会控制》是社会学法学方面的代表作之一，在西方法学发展史上具有重要的地位。